Effektivare vid Arbetsförmedlingen när personalen får bestämma
Förändringar och nya strategier genomförs lättare när medarbetarna själva beskriver sin verksamhet och utarbetar nya rutiner. Det visar en ny doktorsavhandling av Martin Fransson, Centrum för tjänsteforskning -CTF, vid Karlstads universitet. Han tar fasta på den krassa men fruktbara insikten att nya tänkesätt lättare uppstår hos den som skriver än hos den som läser en instruktion.
När arbetsuppgifter dokumenteras föds ofta nya idéer om hur arbetet ska utföras. Skrivandet är en viktig källa till utveckling, men tyvärr är möjligheterna begränsade när det gäller att överföra det nya tänkesättet till dem som berörs. Som vid all organisatorisk förändring följer personalen inte alltid de instruktioner som utfärdas. Utifrån sina tänkesätt finner de kanske att det nya är felaktigt, skulle kräva mera resurser eller inte går att begripa. De som utarbetat de nya instruktionerna tycker att de är väl motiverade och lätta att förstå. I fyra fall av fem misslyckas förändringsarbetet.
Martin Franssons avhandling ”Självbeskrivning och tjänstekognition” baseras på drygt tio års erfarenhet som konsult med inriktning på processorientering inom statliga verk och myndigheter. Arbetsförmedlingen med sina 340 kontor runtom i landet har genom åren fått kritik för bristande effektivitet och för att handläggarna tillämpar regler olika. En viktig fråga är hur man i en så uppsplittrad organisation kan skapa enhetlighet över alla kontor. Och hur kan man överföra tänkesätt från en grupp till en annan?
– Ett sätt är naturligtvis att skicka ut dokument och anvisningar för medarbetarna att läsa, säger Martin Fransson. Risken är då att alltför mycket energi och tid läggs på interna diskussioner om hur reglerna ska tolkas. Min forskning visar att det är först när personalen i en arbetsgrupp deltar och gemensamt skapar nya arbetssätt, som gruppen också får ett gemensamt tänkesätt. Och det är tänkesätten som styr hur vi faktiskt jobbar – inte de skrivna dokumenten. Resultatet blir bättre samordning, men en viktig poäng är också att sådana grupper snarare efterfrågar ledning än värnar sin möjlighet att bestämma. Friheten till trots är de ofta de första att införa nya krav, säger Martin Fransson.
Metoden som Martin Fransson beskriver i sin avhandling handlar om strukturerade och systematiska samtal där resultatet dokumenteras av deltagarna själva. Olika grupper inom Arbetsförmedlingen har arbetat med metoden och det har visat sig att arbetssättet även i hög grad påverkat chefernas roll. Metoden ger medarbetarna ansvar och frihet och ger bra resultat. Och hur får man då igång en bra process i enlighet med Martin Franssons metod?
– I början krävs en stor arbetsinsats med mycket metodstöd och handledning. Men när man har lärt sig arbetssättet ger det ett mer konstruktivt samtalsklimat, ökad effektivitet, ökad vilja till förändringar och en bättre psykosocial arbetsmiljö. Min avhandling ger chefer ett konkret och praktiskt verktyg med vetenskapligt stöd, säger Martin Fransson.
Kontaktinformation
För mer information kontakta gärna Martin Fransson, fil dr företagsekonomi vid Karlstads universitet, tfn 070 – 561 84 65 eller e-post martin.fransson@kau.se.
