Metoderna som får distansarbetet att fungera
För att en kombination av arbete hemifrån och på kontor ska fungera bättre för en arbetsgrupp så krävs en tydlig strategi både för individen för hela gruppen. Det visar en ny vetenskaplig artikel som är en av en första att forskningsbaserat granska arbetsmetodik vid flexibelt arbete.
Efter pandemin har flexibelt arbete, att jobba på distans och på kontor växelvis, blivit standard på många arbetsplatser. Skillnaderna mellan olika yrkesgrupper är stora. Enligt en SCB-undersökning jobbade 15 procent av svenskarna hemifrån minst hälften av dagarna i mars 2023.
Men trots att flexibelt arbete är vanligt saknas fortfarande vetenskapligt belagd kunskap om hur arbetssättet bäst bör struktureras för att de anställda ska må bra och för att produktiviteten ska bibehållas eller öka.
En studie vid Högskolan i Gävle utformade metoder på både individ- och gruppnivå för att stödja organisationer som infört flexibelt arbete. Studien utgick från en utbildning med syfte att utforma individuella metoder och en workshop som gick ut på att utforma en gemensam strategi inom arbetsgrupper. Drygt 200 personer deltog i studien, där en arbetsgrupp införde de nya metoderna och en kontrollgrupp fortsatte arbeta som tidigare.
Resultatet gav en samlad bild av ett antal metoder som får flexibelt arbete att fungera bättre på arbetsplatsen.
– Övergripande kan man säga att målet är att skapa en balans för de anställda genom att utforma en metodik både på individ- och gruppnivå så de anställda kan släppa jobbet på ledig tid. Det gör arbetsgivaren genom att jobba fram regler och en kultur där förväntningarna är klara både på grupp- och individnivå, säger Sophie Pagard, doktor i arbetshälsovetenskap, och en av artikelförfattarna.
Men först och främst behöver det finnas grundregler och en policy som gäller i hela organisationen.
– Så långt det är möjligt måste hela organisationen ha en gemensam policy för distansarbete, så att det inte bildas olika regler beroende på vilken avdelning eller arbetsgrupp man tillhör. Arbetsgrupperna behöver ofta kunna samarbeta effektivt. Ett ramverk för exempelvis hur många dagar medarbetarna får jobba hemifrån kan vara en del av en sådan policy, säger Sophie Pagard.
På grupp- eller avdelningsnivå är förväntningarna och kulturen central och det är bra att skapa en gemensam arbetsplan.
– När behöver hela eller delar av arbetsgruppen vara på kontoret för att ses fysiskt och hur snabbt behöver man svara på e-post? Det är viktigt att ha med i arbetsplanen. Det kan exempelvis vara okej att skicka jobbrelaterad e-post och chatmeddelanden utanför arbetstid, men att det är tydligt att det inte förväntas svar förrän nästa dag, säger Sophie Pagard.
Strategi för flexibelt arbete
På övergripande organisationsnivå
* Skapa ett övergripande ramverk eller en gemensam policy som gäller alla, i den mån det är möjligt beroende på arbetsuppgifter.
På avdelningsnivå/arbetsgruppsnivå
* Skapa en gemensam handlingsplan där förväntningar på de anställda framgår.
* Tydlighet vad gäller hemvist. Vilka som är på plats måste vara synligt för alla, exempelvis genom ett schema som alla kan komma åt. Bör vara en del av handlingsplanen.
* Hur snabbt behöver medarbetarna svarar varandra på e-post och chatt-meddelanden? Vissa saker går att lösa snabbt eller kan vara akuta, de går att svara direkt på. Men att svara på allt direkt kan skapa onödiga avbrott som stör koncentrationen.
* Vad gäller utanför den normala arbetstiden? Sätt upp regler för när man behöver svara på mobil, e-post eller chat även här.
* Tydlighet med att det är ok att gå hem tidigare om arbetstiden är flexibel är viktigt. Om det tillämpas flextid på arbetsplatsen måste kulturen också tillåta att medarbetarna arbetar olika tider på kontoret och på distans.
* Avdelnings- eller arbetsgruppscheferna behöver se över arbetsplanen löpande över tid för att de anställda ska upprätthålla de rutiner gruppen kommit överens om.
På individnivå
* Planera in mailtid. E-post och chatmeddelanden som inte är akuta kan skötas en specifik tid varje dag. Det minskar avbrott och ökar möjligheterna för individen att fokusera på en arbetsuppgift i taget.
Ta bort notiser för e-post och för chatmeddelanden om det är möjligt.
* Planera in lunch och raster, och lägg in i kalendern så att även kollegorna kan se det. Blocka tiderna i det program som används (exempelvis Outlook).
* Lägg även in tid för reflektion, eventuellt i slutet av arbetsdagarna, i det personliga schemat. Använd tiden för att skapa en prioriteringslista för nästa dag.
* Lägg in planeringstid på fredagar för att skapa en bild av kommande vecka. Gör en prioriteringsordning för mer tidskrävande uppgifter.
Kontakt:
Sophie Pagard, doktor i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle
Tel: 070-377 57 76
E-post: sophie.pagard@hig.se
Anders Munck, pressansvarig vid Högskolan i Gävle
Tel: 070-794 65 23
E-post: anders.munck@hig.se