Nya IT-system kan leda till oväntade problem
Allt fler organisationer satsar stora resurser på nya IT-baserade informationssystem för att förbättra sina verksamheter. Men effekterna är svåra att förutsäga. Enligt Henrik Wimelius vid Umeå universitet kan en del investeringar till och med få bestående och paradoxala konsekvenser.
IT-baserade informationssystem används för att samla in, lagra och bearbeta information och statistik, och många organisationer och företag investerar mycket tid och pengar i nya system för att effektivisera sin verksamhet och öka konkurrenskraften. Henrik Wimelius vid institutionen för informatik har i sin avhandling följt hur en större organisation verksam inom hälso– och sjukvårdsområdet infört ett så kallat Enterprise Content Management-system.
Investeringen fick en oavsiktlig följdverkning – flera överlappande och till stor del inkompatibla informationssystem tilläts samexistera.
– Trots att man visste att situationen försämrade kapaciteten att hantera information, kunde man inte ta sig ur den, något som både är intressant och paradoxalt, säger Henrik Wimelius.
I det studerade exemplet visade det sig att tre organisatoriska konflikter låg bakom den oavsiktliga konsekvensen.
– Det fanns spänningar mellan ökad kontroll och ökat stöd, mellan nya tekniska lösningar och existerande rutiner, och mellan toppstyrning och gräsrotsstyrning, förklarar Henrik Wimelius, och tror att liknande konflikter är vanliga på många andra arbetsplatser.
För att undvika att hamna i samma knepiga situation, finns det enligt Henrik Wimelius några bitar som är värda att fundera över när nya IT-baserade lösningar ska införas. Till att börja med bör organisationer och företag noga undersöka det sammanhang som den nya tekniken ska införas i, och lägga ner mindre tid på teoretiska organisationsscheman.
– Tänk igenom hur arbetet fungerar i praktiken. Ofta finns mer eller mindre dolda arbetssätt som är viktiga att ta hänsyn till, säger Henrik Wimelius.
För att undvika oklarheter i vad tekniken ska användas till, bör också krav och behov som står i konflikt med varandra lyftas fram före systemen införs. Plattformssystem kan till exempel både användas för att leverera specialiserat stöd och för att införa gemensamma arbetssätt. Förbered även medarbetare på att nya IT-system ställer stora krav på teknik och organisation.
– En teknisk lösning passar sällan på en gång, utan ofta krävs att man anpassar både rutiner och strukturer, menar Henrik Wimelius.
Han rekommenderar också en översyn av tidigare och möjliga framtida tekniska system, och att en färdig strategi för teknikimplementation utvecklas. Dessutom bör det finnas en tydlig kommunikationskanal mellan enheter som ansvarar för informationshantering och hantering av IT-baserade lösningar.
Henrik Wimelius, institutionen för informatik, Umeå universitet, försvarade tidigare i vår sin avhandling med titeln Duplicate Systems: Investigating unintended consequences of information technology in organizations. Svensk titel: Dubblerade system: en undersökning av oavsiktliga konsekvenser av informationsteknologi i organisationer.
Fakultetsopponent var professor Jan Damsgaard, Center for Applied Information and Communication Technology, Copenhagen Business School.
För mer information, kontakta:
Henrik Wimelius
institutionen för informatik, Umeå universitet,
Telefon: 090-786 7902, 070-3181346
E-post: henrik.wimelius@informatik.umu.se
Läs hela eller delar av avhandlingen
