Inte mindre stillasittande med aktivitetsbaserade kontor
Övergången till aktivitetsbaserade kontor tycks inte leda till ett minskat sittande bland de anställda. Däremot ökar rörligheten, visar en studie gjord vid Högskolan i Gävle.
Allt fler kontor saknar individuella platser för medarbetarna. En sådan typ av flexibla arbetsplatser är aktivitetsbaserade kontor, vilket innebär att man ska kunna välja mellan olika arbetsställen utifrån arbetsuppgift. Lokalerna är därför anpassade efter om arbetsuppgifterna kräver koncentration och ostördhet, eller om en grupp behöver arbeta tillsammans.
Skadligt sitta för mycket
Stillasittande är förknippat med hälsorisker som hjärt-kärlsjukdom, diabetes och cancer. Eftersom kontorsanställda tillbringar mellan 60 och 80 procent av sin tid sittande har aktivitetsbaserade kontor setts som en möjlighet att öka rörligheten. Men om de verkligen gör det har det hittills funnits lite forskning om.
Under tre år har forskare vid Högskolan i Gävle följt hur cirka 500 anställda vid Trafikverket upplevde de första stora kontorsförändringar som myndigheten genomfört på flera ställen i Sverige. Det gäller övergången från cellkontor och kontorslandskap till aktivitetsbaserade kontor.
Med hjälp av enkäter fick de anställda svara på hur de mår, hur tillfredsställda de är med olika aspekter i arbetsmiljön, samt hur de upplever att de presterar. 110 anställda fick också genomföra koncentrationskrävande uppgifter vid de olika arbetsytorna, samt fick bära rörelsemätare så att man kunde kontrollera den fysiska aktiviteten.
Slutsatsen var att kontorens utformning hade liten eller ingen effekt i stort på sittmönstren. Däremot ökade tiden som medarbetarna rörde sig på kontoret. Men rörelsemönstren varierade mellan de fyra olika kontor som infört aktivitetsbaserade arbetsplatser.
Hälsan oförändrad
Forskarna kunde inte se någon förändring vare sig av den psykosociala arbetsmiljön eller den generella hälsan, inte heller när det gäller sömn eller kroppsliga besvär, efter bytet till aktivitetsbaserade kontor.
– Det kan ju hända att det tar längre tid att se eventuella förändringar när det gäller sömn och hälsa och kroppsliga besvär, men tolv månader efter bytet kunde vi inte se några, säger Helena Jahncke, som varit projektledare.
Tysta zonen bäst
Forskarna kunde se att man presterar signifikant bättre vid koncentrationskrävande arbete om man kan gå undan till ett tyst rum eller sitta i en tyst zon, än om man sitter i en zon där man får prata fritt.
– Det är därför viktigt att få till zonindelningen och att den blir tydlig för alla. Det får inte bli så att grupper som vill prata sitter precis bredvid en grupp som ska koncentrera sig.
En till aspekt som har betydelse för produktivitet är hur man använder ytorna i det aktivitetsbaserade kontoret.
I ett samarbete med gästforskaren Annu Haapakangas från Finland har Helena Jahncke tittat närmare på studien och då fått fram att fyra växlingar eller mer mellan de här arbetsytorna per dag, gör att man uppskattar att man blir mera produktiv, jämfört med om man inte växlar alls.
– Samtidigt ser vi också att det är negativt ju fler minuter per dag man behöver leta arbetsplats. På tre av fyra kontor såg vi att produktiviteten gick ner.
Avgörande kan vara att erbjuda tillräckligt många platser, som tysta avdelningar, kreativa rum och sociala ytor, så att man verkligen kan få till dessa växlingar utan att de ska vara tidsödande.
Ett nytt arbetssätt
Helena Jahncke poängterar att det inte bara är att förändra arbetsmiljön och sedan tro att arbetssättet automatiskt förändras. Trafikverket lägger nu större vikt vid att i första hand ge stöd till att förändra sitt sätt att arbeta och i nästa steg följer förändringar i hur arbetsmiljön är utformad.
– Det kan vara hur man planerar sitt arbete och nyttjar smarta tekniska funktioner för att underlätta arbetet och göra det mer papperslöst. Man kanske behöver hitta nya strategier och lösningar och den omställningen går inte på någon dag.
Över hälften upplevde redan efter tre månader att de hade förändrat sitt sätt att arbeta och hantera distraktioner. Det kunde till exempel handla om hur man planerar sin arbetsdag och var man förlägger sitt arbete.
att medarbetarna är tillfreds med förutsättningarna för avskildhet
att det finns möjligheter för kommunikation
att få till växlingar mellan arbetsytor
att man inte måste leta efter platser och lägga tid på det
Mer positiva med tiden
Forskarna såg att deltagarna som hade fått prova på att sitta i ett aktivitetsbaserat kontor blev mer positivt inställda till det, och andelen som är positiva har ökat jämfört med innan. Fortfarande föredrar dock fler än hälften av medarbetarna ett cellkontor efter bytet.
– De som kommer ifrån cellkontor upplever en större försämring av sin arbetsmiljö, med distraktioner och störningar, och det blir en större omställning. Om medarbetaren däremot kommer från ett kontorslandskap så ser vi ingen försämring, kanske för att medarbetarna kan välja att gå ifrån till andra arbetsytor istället för att alla ska vara i samma miljö.
Studien:
Hallman, D., Mathiassen, S. & Jahncke, H. (2018). Sitting patterns after relocation to activity-based offices : a controlled study of a natural intervention.
Kontakt:
Helena Jahncke, doktor i psykologi, forskare vid Högskolan i Gävle, helena.jahncke@hig.se, 070-231 01 39
