Projekt vinner på att skuggas
Det är ofta informella och mer eller mindre dolda skuggsystem som styr hur en organisation egentligen fungerar. För projekt är det ödesdigert, eftersom det informella inte syns i rapporter eller utvärderingar. Lösningen kan vara att skaffa sig en coach med fokus på projektet, inte på ledaren.
Skillnader mellan formella och informella system förekommer i så gott som alla företag, mer i större än mindre. Det är egentligen för det mesta positivt. Många exempel visar att rimliga tolkningar av krångligt skrivna arbetsinstruktioner är en nödvändighet. På så sätt fungerar organisationen trots, inte tack vare, instruktionerna.
Men skillnaderna kan också leda till att regelverken blir mer ett hinder än ett stöd för projekt inom företaget. Det visar en delstudie i Jan Wickenbergs doktorsavhandling på Chalmers. Han har i sin avhandling undersökt om man kan förbättra projektorganisationer genom att lyfta fram och diskutera det som projektledare vanligtvis inte pratar om.
En projektledare får respons och ledning på sitt arbete genom projektets styrgrupp. Till den rapporteras för det mesta rationella problem, som teknikval och resurstilldelning. Frågor av mer politisk art, som till exempel vilka människor som motarbetar projekten, är inte lika självklart att ta upp. En hårt tidspressad styrgrupp serveras istället ”ofarlig” information med fokus på formellt fortgående. Men projektledaren får aldrig någon egentlig ledning i hur projektet bör navigeras i sin omgivning – det viktiga informella systemet. Och det kan vara ödesdigert.
– För det mesta kan man utgå ifrån att folk inte gör som man säger till dem. En vanlig reaktion är att reagera med att försöka styra upp det hela och utöva mer kontroll. Men det är oftast fruktlöst. Sådana försök leder bara till att det man vill åt flyr iväg någon annanstans, säger Jan Wickenberg.
Istället handlar det om att försöka använda sig av det informella systemet och inte bekämpa det. Jan Wickenbergs studier pekar på att det faktiskt går, genom att ett formellt stödsystem inrättas som legitimerar det informella systemet.
– Det innebär att man har en coach för projektet som försöker hjälpa projektledaren att navigera projektet framåt, att vara en samtalspart och hjälpa till att ge förklaringar på mystiska motgångar. För att det ska fungera måste coachen agera som en skugga och inte själv vilja ta åt sig av framgångar för projektet.
Jan Wickenberg har utformat en sådan konfidentiell coachningsmetod, kallad projektinitieringsgranskning, PIG, och prövat den på ett företag. Rapporterna från projektledarna var positiva – de ser metoden som ett kostnadseffektivt sätt att utveckla projektledarens förståelse för sitt projekt och förmågan att leda det framgångsrikt.
Några viktiga villkor måste uppfyllas:
· Stödsystemet får inte försöka kontrollera det informella systemet
· Stödsystemet får inte rapportera detaljer om det informella systemet som gör att individuella aktörer eller skeenden går att identifiera
· Stödsystemets syften måste tillfredsställa aktörers intressen i det informella systemet
Doktorsavhandlingen heter ”Exploring the Shadows of Project Management-Augmenting Effectiveness through Legitimized Non-disclosure” och lades fram vid Institutionen för projektledning, Sektionen för teknikens ekonomi och organisation på Chalmers tekniska högskola, Göteborg i juni 2004.
Jan Wickenberg är civilingenjör och arbetar på AstraZeneca. Han har utfört sitt arbete inom ramen för Fenix -en satsning inom området ledning och organisering av industriell forskning och utveckling. Sedan 1998 drivs en företagsforskarskola där doktorander som är anställda vid de medverkande företagen genomgår en integrerad forskar- och ledarutbildning på fem år.
Kontaktinformation
För mer information kontakta:
Jan Wickenberg, tel 031-776 17 33, 0708-46 73 33
E-post: jan.wickenberg@fenix.chalmers.se
