Systematik och aktivt ledarskap receptet för framgångsrik outsourcing
Vad händer vid en outsourcing och hur påverkas relationerna mellan kunder och leverantörer? Hur kan de inblandade agera för att undvika missförstånd och fallgropar? Linda Bergkvist, Karlstads universitet, föreslår lösningar i en ny doktorsavhandling i informatik.
Många IT-företag agerar idag på en global marknad med processer över geografiska gränser. Branschen upplever konkurrens från bland annat mjukvaruutvecklande företag i lågkostnadsländer, vilket gör att många lägger ut delar av informationssystemutvecklingen till underleverantörer – outsourcing. Outsourcing innebär att företag kontrakterar ut viss del av sin verksamhet till en partner. Det kan till exempel handla om kompletta affärsprocesser till infrastruktur. Att outsourca en verksamhet medför utmaningar som till stor del kan förklaras med att aktörer är geografiskt åtskiljda, har olika kulturella värdegrunder och att de ibland befinner sig tidsmässigt åtskiljda. Problem och utmaningar som uppstår kan alltså inte enkelt lösas genom till exempel vardagligt korridorsnack.
– Jag har i min avhandling studerat företag i IT-branschen och outsourcing av utveckling av informationssystem. Betoningen ligger på kund–leverantörsrelationen, eftersom partnerskap har visat sig ha stor betydelse för framgångsrik outsourcing av utveckling av informationssystem. I ett partnerskap har aktörerna oftast en gemensam bild av mål, resultat och förväntningar, säger Linda Bergkvist.
Gemensam bild och etablerade rutine
Hon har undersökt vilka utmaningar som finns och identifierat nyckelförhållanden, broms- och drivkrafter, som är avgörande för att verksamheten ska bli framgångsrik.
– Förutom att det bör bygga på någon form av partnerskap, är det även viktigt med en tydlig process med en gemensam bild av genomförandet och etablerade rutiner. Vilka aktiviteter ska genomföras, vilka är aktörerna, vilka metoder ska användas, vilket är det förväntade resultat och vilka är mottagarna? Hur ska kommunikationen ske? Vart geografiskt finns aktörerna och vilka lagar och kulturella värderingar råder där? Det är frågor som behöver svar innan processen dras igång. Det behövs en bra infrastruktur som stödjer kommunikation och koordinering av processer, men det är lika viktigt med människor som arbetar med gränsöverskridande kommunikation, kunskapsöverföring och kulturella skillnader för att bygga, underhålla och vidareutveckla relationen.
Linda Bergkvist har även utvecklat ett ramverk för ledning av outsourcing av informationssystem med betoning på kund–leverantörsrelationen.
– Jag hoppas att ramverket kan vara ett stöd för ett proaktivt ledarskap på distans. Förhoppningen är också att min forskning ska bidra till en ökad förståelse om hur företag behöver arbeta med, och leda, sina relationer för att åstadkomma förväntat värde och nytta vid outsourcing, säger Linda Bergkvist.
