Mixen av kontorsarbete och distansjobb rymmer en del utmaningar. För att få arbetet att fungera bättre är tydliga regler och strategier för enskilda medarbetare och arbetsgruppen viktiga. Det visar en studie som granskat arbetsmetoder vid flexibelt arbete.
Efter pandemin har flexibelt arbete, det vill säga att växla mellan att jobba på distans och på kontoret, blivit standard på många arbetsplatser. Enligt en SCB-undersökning jobbade 15 procent av svenskarna hemifrån minst hälften av dagarna i mars 2022.
Men trots att flexibelt arbete är vanligt saknas fortfarande kunskap om hur arbetssättet bäst bör struktureras för att anställda ska må bra, men också för att behålla eller öka produktiviteten.
200 testade arbetsmetod
I en studie vid Högskolan i Gävle utformades metoder på både individ- och gruppnivå för att stödja organisationer som infört flexibelt arbete. Drygt 200 personer på en stor myndighet i Sverige deltog i studien. En arbetsgrupp införde de nya metoderna och en kontrollgrupp fortsatte arbeta som tidigare.
– Övergripande kan man säga att målet är att skapa en balans för de anställda genom att utforma en metodik både på individ- och gruppnivå så de anställda kan släppa jobbet på ledig tid. Det gör arbetsgivaren genom att jobba fram regler och en kultur där förväntningarna är klara både på grupp- och individnivå, säger Sophie Pagard, forskare i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle.
Gemensamma regler och arbetsplaner
Enligt forskarna behövs först och främst grundregler och en policy som gäller i hela organisationen.
– Så långt det är möjligt måste hela organisationen ha en gemensam policy för distansarbete, så att det inte bildas olika regler beroende på vilken avdelning eller arbetsgrupp man tillhör. Arbetsgrupperna behöver ofta kunna samarbeta effektivt. Ett ramverk för exempelvis hur många dagar medarbetarna får jobba hemifrån kan vara en del av en sådan policy, säger Sophie Pagard.
Strategier för flexibelt arbete på organisationsnivå
- Skapa en gemensam handlingsplan där förväntningar på anställda framgår.
- Tydlighet om hemvist. Vilka som är på plats måste vara synligt för alla, till exempel genom ett schema som alla kan komma åt.
- Hur snabbt behöver medarbetarna svara på e-post och chatt-meddelanden? Vissa saker går att lösa snabbt eller vara akuta, men att svara på allt direkt kan skapa onödiga avbrott som stör koncentrationen.
- Vad gäller utanför den normala arbetstiden? Sätt upp regler för när man behöver svara på mobil, e-post eller chattar.
- Tydlighet kring om det är okej att gå hem tidigare om arbetstiden är flexibel. Om flextid tillämpas på arbetsplatsen måste kulturen också tillåta att medarbetarna arbetar olika tider på kontoret och på distans.
- Avdelnings- eller gruppchefer behöver löpande se över arbetsplanen för att medarbetarna ska upprätthålla de rutiner gruppen kommit överens om.
Även på grupp- eller avdelningsnivå är en gemensam arbetsplan viktig.
– När behöver hela eller delar av arbetsgruppen vara på kontoret för att ses fysiskt och hur snabbt behöver man svara på e-post? Det är viktigt att ha med i arbetsplanen. Det kan exempelvis vara okej att skicka jobbrelaterad e-post och chatmeddelanden utanför arbetstid, men att det är tydligt att det inte förväntas svar förrän nästa dag, säger Sophie Pagard.
Strategier för enskilda medarbetare
- Planera in tid för mejl. E-post och chattmeddelanden som inte är akuta kan skötas en specifik tid varje dag. Det minskar avbrott och ökar möjligheterna att fokusera på en arbetsuppgift i taget. Ta bort notiser för e-post och för chattmeddelanden om det är möjligt.
- Planera in tid för lunch och raster. Lägg in i kalendern så att även kollegorna kan se det. Blocka tiderna kalendern.
- Lägg in tid för reflektion, eventuellt i slutet av arbetsdagarna, i det personliga schemat. Använd tiden för att skapa en prioriteringslista för nästa dag.
- Lägg in planeringstid på fredagar för att skapa en bild av kommande vecka. Gör en prioriteringsordning för mer tidskrävande uppgifter.
Studien utgick från en utbildning med syfte att utforma individuella metoder och en workshop som gick ut på att utforma en gemensam strategi inom arbetsgrupper.
Så blir kontoret ett lockbete för distansarbetare
Vetenskaplig studie:
Effects of a Participative Workplace Intervention on Work Strategies and Expectations of Availability Among Office-Based Employees With Flexible Work Arrangements, IISE Transactions on Occupational Ergonomics and Human Factors.
