Sedan distansarbetet slog igenom under coronapandemin har företag kämpat för att få tillbaka sina anställda till kontoren. De som lyckas bäst erbjuder flexibla arbetstider och en arbetsmiljö som trumfar hemmakontoret.
Möjligheten att arbeta hemifrån har ökat välbefinnandet och förbättrat arbetslivet för många anställda. De slipper pendla till jobbet, har lättare att få ihop vardagspusslet och kan i högre grad styra över och fokusera på sitt arbete.
Men sedan restriktionerna kring pandemin togs bort har allt fler arbetsgivare börjat kräva en ökad närvaro på kontoren. Det har lett till vilda protester från anställda runt om i världen, bland annat hos teknikbolag som Apple, Google och Amazon. Även i Sverige har kraven på en återgång till arbetsplatsen ökat. Från och med i höst måste till exempel medarbetare på Försäkringskassan vara på kontoret tre dagar i veckan.
Lever inte upp till närvaroplikten
Men trots att många organisationer har en närvaropolicy är det inte alla anställda som lever upp till den. Det visar en studie ledd av KTH-forskaren Christina Bodin Danielsson, på uppdrag av fastighetsbolaget Areim, som omfattar 53 nationella och internationella organisationer i Stockholmsområdet med fler än 500 anställda. Inte ens hälften av dem når upp till 40 procents närvaro, vilket är betydligt lägre än vad deras policyer tillåter.
– Jag ser det som en kritik mot dåliga kontorsmiljöer. De möter inte upp. Nu när vanliga kontorsanställda har möjlighet att jobba på distans visar det sig att man väljer bort kontoret, säger Christina Bodin Danielsson, docent i arkitektur vid Kungliga tekniska högskolan (KTH) och specialiserad på kontorsmiljöns påverkan, som varit projektledare för studien.
De som ansvarar för kontoren upplever också en ökad individualisering och självcentrering bland medarbetarna, som i första hand ser till sina egna behov och inte organisationens.
– Man är ganska oförstående inför att man ska vara på plats och bidra och vara en del av organisationen.
Kontoren ska ge samarbete och idéer
På frågan vad som är kontorets viktigaste uppgift svarar en majoritet i studien att det ska vara en plats för möten och interaktion. Många organisationer upplever att kreativiteten och kunskapsöverföringen blir lidande av distansarbetet och att det framför allt är på kontoret som idéer föds och samarbeten uppstår.
Ett redan klassiskt exempel är förra årets nobelpristagare i medicin, Drew Weissman och Katalin Karikó, som träffades vid en kopieringsmaskin på University of Pennsylvania i USA. Mötet blev inledningen till ett samarbete som resulterade i utvecklingen av mRNA-terapi som legat till grund för de första vaccinen mot covid-19.
Den stora frågan som många arbetsgivare nu brottas med är hur de ska kunna locka tillbaka medarbetarna till kontoret och hur det ska kombineras med arbete hemifrån, så kallat hybridarbete.
Flexibel policy ger fler på plats
Vilken strategi man har och hur den fungerar har forskare vid Blekinge tekniska högskola (BTH) undersökt på företag som till exempel Ericsson, Knowit, Spotify, Storebrand och Telenor. En av studierna visar att det framför allt är företag som har en väldigt flexibel policy som har flest anställda på kontoret.
– Det var en överraskning. I företag med obligatoriska dagar eller tid i procent som man ska vara på kontoret ser vi att folk inte följer reglerna, säger Darja Smite, forskningsledare och professor i programvaruteknik vid BTH.
Hon menar att i grund och botten handlar det om vilken arbetsplatskultur som företagen har.
Vi-känslan skapar engagemang
– Ett företag med närvarokultur som investerar i fördelar med att vara på kontoret, som till exempel en bra lunchmatsal, fikaraster och en bra arbetsmiljö med gott om plats och bra ljudmiljö, erbjuder en bättre upplevelse att vara på kontoret än hemma. Då kommer folk frivilligt.
Christina Bodin Danielsson på KTH är inne på samma linje. Hon menar att organisationskulturen är avgörande för att locka tillbaka medarbetarna till kontoren. Det handlar bland annat om att skapa en vi-känsla som gör att folk känner sig engagerade och delaktiga i organisationen.
Men även ergonomi och utrustning, lokalernas utformning och läget på arbetsplatsen har stor betydelse för att kunna konkurrera med hemarbetsplatsen.
Centrala kontor ger högre närvaro
– I vår studie är det de som har mer centrala lägen som har en högre närvaro. Samtidigt har vi organisationer i vår studie som sitter väldigt långt ifrån stan, men de har satsat jättemycket på organisationskulturen och byggt trevliga miljöer. Det spelar väldigt stor roll vad man gör. Men sitter man centralt i stan behöver man inte anstränga sig lika mycket, säger hon.
De anställdas inställning till distansarbete skiljer sig åt och är väldigt individuell, anser de båda forskarna. En del föredrar att vara mycket på kontoret där de kan träffa och interagera med kollegor och chefer medan andra hellre jobbar hemifrån, ofta baserat på deras livs- eller arbetssituation.
Svårt hitta arbetsform som passar alla
För arbetsgivarna handlar det om att ta hänsyn de olika aspekterna och önskemålen och hitta en arbetsform som passar alla medarbetare. Många väljer i dag att ha närvaroplikt på kontoret en eller ett par dagar i veckan som ofta är vikta för möten och samarbeten.
– Jag tror att det största problemet är att ha fraktioner på kontoret där hälften av de anställda vill vara på kontoret och den andra halvan vill jobba hemifrån på heltid. Då har man en hybrid av teamarbete som inte fungerar så bra, säger Darja Smite.
– I framtiden tror jag att vi kommer att ha både företag där folk är mycket på kontoret och företag med mindre kontorsytor där man kan boka en plats när man behöver det.
Christina Bodin Danielsson lyfter också fram de ökade kraven på att vara en attraktiv arbetsgivare för att kunna konkurrera om den bästa arbetskraften.
– Man har länge pratat om att kontoret ska vara attraktivt för att attrahera medarbetare. Men många av dem som är minst benägna att komma till kontoret tenderar också att vara de som många slåss om, säger hon.
Rapporten från Areim: Ett nytt kontorsliv (pdf)
Studien från BTH: What Attracts Employees to Work Onsite
in Times of Increased Remote Working?
Text: Krister Zeidler på uppdrag av forskning.se
Fakta om distansarbete
- Omkring 40 procent av den sysselsatta befolkningen arbetar hemifrån i olika utsträckning. Vanligast är att jobba mindre än hälften av arbetsdagarna hemifrån.
- Chefer är den grupp som i störst utsträckning arbetar på distans. Omkring sex av tio chefer arbetade på distans någon eller några dagar i veckan under första kvartalet i år.
- Arbetsmiljöverket rekommenderar att riktlinjer och rutiner för distansarbete tas fram i samverkan mellan arbetsgivare och anställda.
- En policy för distansarbete kan bland annat ange i vilken omfattning distansarbete är tillåtet och om det finns särskilda dagar som arbetet ska ske på kontoret.Den kan också innehålla riktlinjer för vilka tider som den anställde ska vara tillgänglig för kommunikation.
Källor: SCB, Arbetsmiljöverket, Unionen, Suntarbetsliv
