Flexibla kontor utan fasta platser blir allt vanligare i Sverige. Men för många chefer leder den nya kontorsformen till ökad stress, sämre överblick och tuffare arbetsvillkor, visar en studie från Umeå universitet.
Aktivitetsbaserade kontor, där medarbetare väljer arbetsplats efter uppgift i stället för att ha fasta platser, ska ge flexibilitet och främja samarbete. Men för många chefer har förändringen haft motsatt effekt.
En ny studie visar att kontorsformen förändrar chefsrollen i grunden. Chefer upplever ökad stress, sämre överblick och större svårigheter i det dagliga ledarskapet, vilket kan påverka både deras hälsa, produktivitet och organisationens mål.
Studien bygger på intervjuer med 33 chefer i två offentliga organisationer, 12–18 månader efter införandet av aktivitetsbaserade flexkontor. Resultaten visar att även om kommunikationen och samarbetet ibland förbättras, överskuggas fördelarna ofta av nya hinder i vardagen.
Brist på avskildhet skapar stress
En av de största utmaningarna är bristen på avskildhet. Fasta och tysta arbetsplatser saknas ofta, vilket gör det svårt för chefer att genomföra känsliga samtal, som feedback eller personalärenden. Även korta samtal kräver att chefen söker upp ett ledigt rum, något som kan väcka nyfikenhet bland kollegor. Det gör samtalen mer laddade och skapar en pressande och osäker arbetssituation för cheferna.
Många chefer upplever också att arbetsdagen blivit mer splittrad, med fler avbrott och högre mental belastning. Den minskade överblicken gör det svårare att följa medarbetares eller teamens behov i det dagliga arbetet.
Praktiska utmaningar
Utöver stress och avbrott upplever cheferna även praktiska och administrativa svårigheter, särskilt vid rekrytering och anpassning av arbetsmiljön. Samtidigt hamnar de i ett dilemma: de ska både försvara organisationens beslut om kontorsformen och ta ansvar för medarbetarnas arbetsmiljö.
– Aktivitetsbaserade kontor lovar flexibilitet, men utan rätt stöd riskerar chefer att gå på knäna, säger Anita Pettersson-Strömbäck, universitetslektor vid Umeå universitet, i ett pressmeddelande.
Studien visar att den ökade belastningen ibland har fått erfarna chefer att lämna sina tjänster. Att alla 33 chefer i studien berättar om liknande erfarenheter tyder på strukturella problem, enligt forskarna. Den ökade pressen riskerar att påverka arbetsmiljö, kvalitet och möjligheten att behålla erfarna ledare i organisationerna.
Stöd avgör om kontorsformen fungerar
Forskarna betonar att aktivitetsbaserade kontor behöver kompletteras med tydligt stöd. Tillgång till tysta arbetsytor, väl anpassade mötesrum, klara kommunikationsrutiner och systematiskt arbetsmiljöarbete är avgörande. Chefer behöver dessutom mandat och resurser för att kunna anpassa arbetsmiljön efter verksamhetens behov.
– Det som förloras i fysisk överblick måste kompenseras med tydliga strukturer och organisatoriskt stöd, säger Anita Pettersson-Strömbäck.
Studien är ett samarbete mellan forskare vid Umeå universitet och Institutet för stressmedicin vid Västra Götalandsregionen.
